For Sandefjord kommune, med over 60 000 innbyggere og et bredt spekter av tjenester, er det avgjørende for kommunen å ha en pålitelig og effektiv håndtering av både identiteter og lisenser. For å forbedre disse prosessene valgte Sandefjord kommune å inngå et samarbeid med Bsure.
Vi har tatt en prat med Tom-Ivar Lyngseth, seniorkonsulent i Sandefjord kommune, som deler sine erfaringer med å bruke Bsure Insights.
Utfordringer før Bsure Insights
Før de begynte å bruke Bsure Insights, sto kommunen overfor flere utfordringer relatert til håndteringen av inaktive brukere og dobbeltregistrerte lisenser.
«Vi visste at vi hadde mange inaktive brukere, men det var vanskelig å lokalisere dem», forklarer Lyngseth.
Han påpeker at de visste de hadde en del brukere som kanskje ikke skulle være i systemet, og uten en klar oversikt var det vanskelig å rydde opp.
Førsteinntrykket
Kenneth Blix Arna, IKT-leder i Sandefjord kommune, kom først i kontakt med Bsure, og etter en presentasjon og demonstrasjon, ble de raskt interessert i mulighetene i produktet.
«Vi ble ganske imponert over produktet. Det ga oss en helt annen innsikt og oversikt», sier Lyngseth.
Med Bsure Insights fikk kommunen en klar visuell fremstilling av alle brukere og lisenser, noe som gjorde det mye enklere å identifisere og rydde opp i inaktive brukere og feilregistrerte lisenser.
Fjernet 1000 lisenser
Implementeringen av Bsure Insights ga umiddelbart konkrete effekter for Sandefjord kommune.
«Vi har kvittet oss med rundt tusen lisenser», forteller Lyngseth.
Dette var brukere som enten var blitt inaktive, dobbeltlisensierte brukere, eller brukere som i realiteten aldri skulle vært opprettet og tildelt en lisens.
Forbedring av prosesser og datakvalitet
Med Bsure Insights har Sandefjord kommune fått en klar og detaljert oversikt over alle brukere og lisenser. Dette har gjort det mulig å forbedre interne prosesser. «Produktet gir oss en helt annen oversikt enn det vi kunne få til selv med enkle midler», forklarer Lyngseth.
Som mange andre kommuner og større organisasjoner, har Sandefjord kommune en prosess der brukerne opprettes i et HR-system. HR-systemet er igjen koplet til et IAM-verktøy (Identity and Access Management) som basert på et regelsett automatisk oppretter brukere og tildeler lisenser.
Innsikten fra Bsure førte til en revisjon av kommunens IAM-regler. De så at brukere som tilhørte flere av stillingskodene, i realiteten ikke brukte eller hadde behov for lisensene de var blitt tildelt. Et eksempel er politikere. Tidligere fikk alle politikere tildelt en bruker og lisens. Men det var en stor andel av politikerne som ikke benyttet epost-adressen og lisensen de hadde fått fra kommunen.
Etter å ha justert reglene, og heller behovsprøve tildelingen for flere brukergrupper, unngår man nå å tildele lisenser til brukere som ikke er aktive. «Oversikten vi får med Bsure Insights er gull verdt», sier Lyngseth.
I tillegg oppdaget kommunen at en del tidlig opprettede brukere manglet riktig utfylling av flere brukerfelter. Brukerfelt som avdeling, selskap osv. benyttes gjerne til å lage dynamiske grupper for å automatisere tilganger.
Innsikten de fikk med Bsure Insights gjorde det enkelt å få innsikt i disse manglene, slik at de kunne rettes opp.
Bruk i hverdagen
Bsure Insights er nå en integrert del av den daglige driften i Sandefjord kommune. Flere ansatte har tilgang til verktøyet, og det brukes aktivt for å sikre at ingen dobbeltregistreringer eller unødvendige lisenser blir oversett.
«Jeg sjekker systemet flere ganger i uken for å holde oversikten», sier Lyngseth.
Konklusjon
For Sandefjord kommune har Bsure Insights vært en verdifull investering. Det har gitt dem en enkel og oversiktlig innsikt, som de kan bruke til å håndtere både identiteter og lisenser. Dette har ført til betydelige kostnadsbesparelser og en mer strømlinjeformet arbeidsflyt.
Som Tom-Ivar Lyngseth konkluderer: «Oversikten vi får med Bsure Insights er uvurderlig, og det har gjort jobben vår mye enklere».
