Asker Kommune har mer fokus på økonomisk ansvarlighet enn noen gang. Som lisensansvarlig i kommunen har Christian Melgaard sett etter et verktøy som Bsure.
Da Asker Kommune sto overfor en treårig fornyelse av sin avtale med Microsoft, ønsket de en måte å få bedre oversikt over brukere og lisenser. Rådgiver for IKT Christian Melgaard og hans team begynte å lete etter løsninger som kunne hjelpe dem med å få oversikt. IT-partneren deres introduserte dem for Bsure, og Hallvard tok raskt kontakt og ga en demo av produktet.
- Vi forsto raskt at dette var et kraftig verktøy som ville gi oss bedre oversikt over “tenanten” vår, brukere og lisensbruk, sier Melgaard.
En kommune-økonomi i endring
Situasjonen for Asker Kommune har endret seg de siste årene, og det er flere hendelser som har bidratt til dette. Ved inngangen til 2020 slo de seg sammen med Røyken og Hurum, og med globale utfordringer som også legger press på offentlig økonomi, og innstramming av budsjettene må kommunen “snu alle steiner” for å spare inn pengebruken.
- Tidligere hadde vi en romslig økonomi, men nå er vi mer bevisste enn noensinne på å ikke sløse med skattebetalernes penger, bemerker Melgaard.
Som lisensansvarlig for kommunen, er Melgaards hovedansvar å sikre at de får mest mulig ut av hver lisenskrone og at de har de riktige lisensene for sine brukere.
- Nå snur vi på hver krone, og da er et verktøy som Bsure “helt gull”, sier han.
Får sjekket om tildelingsregler fungerer
Bsure gir oversikt over hvilke brukere som er inaktive, og Melgaard har fulgt opp ulike ledere i kommunen for å finne ut hvorfor.
- Vi har satt opp regler for automatisk tildeling av lisenser basert på HR-systemet vårt. Men etter å ha tatt i bruk Bsure så ser vi at vi ikke har truffet helt nøyaktig på alle tildelingsreglene, sier Melgaard.
I HR systemet ligger all informasjon om de ansatte. Og der er det satt opp regler som sier at dersom du har denne stillingen, i denne avdelingen, så skal du tildeles denne lisensen. Med innsikten fra Bsure har de funnet ut at noen regler bør justeres.
Kan du gi noen eksempler?
- Hvis du for eksempel er sykepleier på et hjelpehjem. Trenger du da tilgang til Office-pakken? Eller trenger du bare å logge deg på PC-en og logge inn i et skysystem? Det er noen slike regler hvor vi ser at behovet ikke er helt slik vi tenkte det da vi satt opp reglene, forklarer Melgaard.
Tar det i faser
Med 9500 brukere og en del kompliserte regelsett, er det mye å jobbe seg gjennom.
- Vi er i gang med å spise elefanten bit for bit. Vi begynner med det vi ser på som viktigst, sier Melgaard.
I den fasen Melgaard og Asker er inni nå, handler det mest om å få oversikt å rydde opp. I neste fase vil de fokusere på å justere og spisse tildelingsreglene, og se hvordan det slår ut.
- Og i siste fase, hvis vi kommer dit, så blir det å kontrollere og vedlikeholde. Luke ut feil som kommer opp, sier Melgaard.
Synes Bsure-gjengen er innovative
I tillegg til den praktiske verdien av Bsure, er Melgaard imponert over selskapets innovasjon og vilje til å lytte til kundenes behov.
- De ansatte i Bsure er gode på å se løsninger, ta til seg innspill og implementere de i produktet sitt. De har en ryddig og ordentlig prosess og man skjønner de er flinke, sier han.
Melgaard anbefaler ikke bare Bsure til andre kommuner, men også andre selskaper.
- Alle som bruker Microsoft-produkter kan ha nytte av Bsure, sier han.
