Programvare blir mer og mer tilgjengelig, og organisasjoner tar i bruk flere og flere SaaS applikasjoner. Anskaffelsene kan være raske, og ansatte er flinke til å fortelle om alle de nye applikasjonene de trenger, men ikke mange er like flinke til å fortelle når de ikke har behov for dem lenger.
Dette representerer en utfordring for mange organisasjoner, hvor it-budsjettene øker og øker, og da blir kostnadsallokering og kontroll kritisk.
Ofte finnes det ikke en oversikt over hva man eier lett tilgjengelig, noe som skaper kompleksitet. Man mangler innsikt i hvem som har kjøpt en lisens, hvem som er tildelt en, og hvem som faktisk bruker dem.
Kostnadsallokering handler ikke bare om å fordele kostnader korrekt, men ved å gi nødvendig innsikt kan bedrifter skape verdifulle diskusjoner som fører til bedre beslutninger rundt det reelle behovet for programvare.
Eierskap og bruk av softwarelisenser
Kompleksiteten rundt eierskap av lisenser kan variere fra store til små selskaper, noe som kan skyldes flere faktorer.
For det første kan programvarekjøp og lisensavtaler bli foretatt av forskjellige avdelinger eller team, som hver har sine egne prosedyrer, budsjett og behov. Dette fører ofte til fragmenterte og ukoordinerte prosesser for anskaffelse og forvaltning av programvarelisenser, hvor det ikke finnes noen sentral oversikt over eksisterende lisenser.
For det andre endrer organisasjoners behov og teknologiens landskap seg raskt, noe som kan resultere i at lisenser blir kjøpt på ad-hoc basis uten tilstrekkelig oversikt over eksisterende ressurser.
Resultatet kan være både dupliserte lisenser og underutnyttede lisenser. Videre kan det bli utfordrende å sikre “compliance” og unngå lisensbrudd når det ikke er klarhet i hvem som eier eller er ansvarlig for den enkelte programvaren.
Bedre innsikt ved bruk av verktøy
For å adressere disse utfordringene, viser praksis at bedrifter kan dra nytte av teknologiske løsninger, for å få bedre oversikt og kontroll. Et kostnadsstyringsverktøy kan automatisere prosesser for sporing og allokering av kostnader, og tilby transparens som grunnlag for diskusjoner rundt programvareinvesteringer.
Spørsmål som «Hvilke lisenser har vi?», Hvilke avdelinger bruker hvilke lisenser?», og «Er noen avdelinger dyrere enn andre, og hvorfor?» blir enklere å besvare. I dag fordeler mange bedrifter lisenskost basert på antall ansatte, de gjør det manuelt eller de gjør det ikke i det hele tatt.
Vi har erfart at med et verktøy så kan man spare timer hver måned fordi prosessen blir automatisert. Diskusjoner/uenigheter/tidstyver?
Avslutningsvis
Ved å etablere en god strategi for kostallokering, forbedrer selskaper sin strategiske planlegging og budsjettering. Dette muliggjør mer nøyaktige budsjett og bedre forutsigbarhet for fremtidige kostnader og inntekter.
Kostnadsallokering blir dermed et strategisk verktøy som ikke bare viser riktige kostnader, men også fremmer de riktige diskusjonene som kan bidra til å forme selskapets retning og suksess.
